首先，要明確年會活動的主題，并圍繞主題展開詳細(xì)的計劃。有些單位會選擇傳統(tǒng)的“回顧過去、展望未來”的主題，有的則會更具有實際意義，關(guān)注職工的身心健康、創(chuàng)新發(fā)展等問題。不管采用怎樣的主題，都要注意體現(xiàn)團隊精神，強調(diào)共同進步。
其次，必須注意活動預(yù)算，要根據(jù)實際情況合理安排各項費用。年會活動包括場地租賃、音響設(shè)備、布置花費、獲獎禮品、聚餐費用等各項開支，這些方面可以進行適當(dāng)?shù)膲嚎s成本，但卻不能減少對員工的獎勵或餐飲質(zhì)量的控制。管理層要對整個活動的財務(wù)狀況有所把握，提前做好安排及節(jié)約計劃。
同時，還需注意安全及節(jié)能。年會活動期間使用的電力和水資源等必須得到妥善使用，以避免造成不必要的浪費。場地安全也是需要重點考慮，為了避免發(fā)生意外或緊急狀況，應(yīng)在開始活動之前對場地、設(shè)備以及安全疏散路線進行防范和檢查。
另外，對于公司的高管和老員工來說，他們更注重個人的友好氛圍的創(chuàng)立。因此，在游戲和互動節(jié)目的環(huán)節(jié)中，應(yīng)該將老員工納入?yún)⑴c，創(chuàng)造愉悅的氣氛。同時使整個活動形式更加多元化、有趣，便于與年輕員工保持共同話題，并促進新老員工間的交流和了解。
最后，就是資料收集方面的問題。資料的準(zhǔn)備可以從歷年來的公司數(shù)據(jù)收集、調(diào)查問卷、小時候的各種記憶、各種領(lǐng)域的小故事、每周頭條等方面著手。這些資料呈現(xiàn)出來可以作為視頻放映、草稿演講、PPT文件等方式呈現(xiàn)，既能回顧歷史，也能向未來展望。
在總體規(guī)劃中體現(xiàn)品牌形象，宣傳企業(yè)文化和團隊精神，通過年會聚會，增強員工凝聚力和自信心，將不利因素轉(zhuǎn)化為機遇，以單位年會為契機，全體員工在團結(jié)自強的基礎(chǔ)上再創(chuàng)輝煌。